Kejs/Dobra praktyka
Jak łatwo zwiększyć terminowość działań w procesie S&OP
Efekty procesu S&OP zależą TYLKO i WYŁĄCZNIE od działań które są inicjowane, definiowane czy inspirowane w trakcie realizacji procesu S&OP (na spotkaniach, w trakcie analiz danych, tworzeniu prognoz, planów produkcji itd.)
Ale często te działania definiujemy i o nich zapominamy.
A nawet jak zapominamy to po miesiącu okazuje się, że...:
"aaaa to.... zapomniałem"
"nie no nic nie zrobiliśmy"
"zmień mi proszę datę na kolejny miesiąc"
I efektów nie ma...
Ostatnio w jednym z projektów zastosowaliśmy taki prosty manewr:
Cotygodniowy newsletter procesu a w nim miedzy innymi lista działań ale uzupełniona o dodatkowe kolumny (poza standardowymi kto co na kiedy status).
Te dodatkowe kolumny odpowiadają kolejnym tygodniom w danym miesiącu i co tydzień wpisuje się w nie co w poprzednim tygodniu zostało zrobione w ramach poszczególnych działań.
Na co to pomaga?
👍 wymusza cotygodniowy followup właściciela procesu (lub osoby odpowiedzialnej) z osobami odpowiedzialnymi za działania
👍 nie da się "zapomnieć" - jak co tydzień proszą Cię o update + masz maila z przypomnieniem
👍 automatyczna eskalacja. czerwony napis BRAK DZIAŁAŃ potrafi motywować zwłaszcza jeśli newsletter idzie do najważniejszych osób w firmie 😉
👍 dla zarządzających - jasny pogląd gdzie trzeba zapytać "hej jak mogę Ci pomóc bo widzę, że coś nie idzie"
👍 dla właściciela procesu - na każdym spotkaniu ma aktualne status
Czy to jest już przesadzona administracja?
Warto ocenić: koszt administracyjny vs koszty braku realizacji zadań
Koszt administracyjny też najcześciej nie jest dodatkowy w 100% (bo tak czy inaczej trzeba ten followup zrobić przynajmniej raz w miesiącu).
A często wręcz potrafi być mniejszy bo czas procesowania zadań typu: "o co tu chodziło jak miesiąc temu to zapisywaliśmy...? czekaj zadzwonię do tego... sprawdzę w mailach..." może być dużo dłuższy niż suma sprawdzenia czegoś co tydzień "jak status? ok. zapisuje"
Jeśli wydaje wam się, ze u was może to zadziałać i pomóc - testujcie i dajcie znać jak efekty:)
Potrzebujesz templatki takiego planu działań? Odpisz na tego maila to Ci podeślę
|
