Kiedy warto zająć się optymalizacją zapasów?
Optymalizacja zapasów to jedno z tych działań, które potrafi przynieść firmie realne i szybkie oszczędności – ale tylko wtedy, gdy zostanie wdrożone we właściwym momencie i w odpowiedni sposób. Zbyt wczesne działania mogą nie przynieść efektów, zbyt późne – oznaczać utracone szanse, a czasem wręcz poważne straty. Sprawdź, kiedy warto zająć się optymalizacją zapasów i jak rozpoznać, że Twój magazyn wymaga interwencji.
1. Gdy zapasy rosną, a rotacja spada
Jednym z najczęstszych sygnałów alarmowych są rosnące zapasy przy jednoczesnym spadku wskaźnika rotacji (inventory turnover). Oznacza to, że towar „leży” na magazynie zbyt długo, zamraża kapitał i zajmuje cenne miejsce. Im dłużej to trwa, tym większe ryzyko przestarzałości, deprecjacji lub utraty wartości – zwłaszcza w branżach szybko rotujących (FMCG, elektronika, fashion).
📌 Jeśli rotacja spadła poniżej 4 w skali roku – to najwyższy czas na działanie.
2. Gdy często brakuje produktów „na już”
Paradoksalnie – wysokie zapasy wcale nie gwarantują wysokiej dostępności. Często firmy mają pełne magazyny towarów, których klienci nie zamawiają, a brakuje tych, które schodzą szybko. Optymalizacja zapasów pozwala skupić uwagę na właściwych indeksach i przywrócić równowagę między dostępnością a wartością zapasu.
📌 Jeśli poziom dostępności produktów (OTIF, service level) regularnie spada poniżej 90%, a jednocześnie rosną stany magazynowe – czas na przegląd polityki zapasów.
3. Przed sezonowym szczytem sprzedażowym
Jednym z najlepszych momentów na optymalizację zapasów jest okres przed sezonem. Pozwala to skorygować prognozy, uporządkować indeksy, zredukować zbędne zamówienia i lepiej przygotować się na zwiększony popyt. Zbyt późne działania prowadzą często do panicznych zakupów i nadprodukcji, które kończą się… nadmiarem zapasów po sezonie.
📌 Jeśli Twój biznes ma wyraźną sezonowość – optymalizacja zapasów powinna być coroczną rutyną.
4. W trakcie wdrażania lub zmiany systemu ERP / APS
Zmiana systemów planistycznych (ERP, MRP, APS) to świetny moment na przegląd i porządkowanie polityki zapasów. W przeciwnym razie nowy system po prostu odwzoruje dotychczasowy bałagan. To także szansa na wdrożenie analizy ABC/XYZ, segmentację indeksów, ustawienie logicznych poziomów bezpieczeństwa (safety stock) i parametrów uzupełniania.
📌 Wdrażasz nowe narzędzia? Zadbaj o to, żeby opierały się na dobrze zdefiniowanych zasadach zapasów – nie intuicji.
5. Gdy kończy się gotówka
Optymalizacja zapasów to jedna z najszybszych metod uwolnienia gotówki w firmie – szczególnie w czasach pogorszonej płynności. Czasem redukcja zapasów o 10–20% może oznaczać dziesiątki lub setki tysięcy złotych z powrotem w obiegu. Ważne: to nie oznacza wyprzedaży „wszystkiego”, tylko świadome i selektywne decyzje poparte analizą danych.
📌 Jeśli w firmie pojawia się temat „cash is king” – to moment, by przyjrzeć się magazynowi.
Podsumowanie
Optymalizację zapasów warto traktować nie jako jednorazowy projekt, ale jako stały proces zarządczy, który daje realne korzyści: niższe koszty, lepszą obsługę klienta, większą płynność i mniej chaosu operacyjnego. Kluczem jest jednak właściwy moment i przygotowanie. Najlepiej zacząć wtedy, gdy nie ma jeszcze pożaru – ale już czuć, że robi się gorąco. A najlepiej wtedy jak jest wszystko w porządku… bo wtedy jest na to czas.