|
Kejs / dobra praktyka
Zanim obwinisz prognozę, sprawdź, czy to na pewno ona
„Mamy za duży zapas, bo prognozy są słabe.” To najczęstsza hipoteza,
jaką słyszę na pierwszym spotkaniu. I najrzadziej sprawdzona.
Ostatnio dwa razy w krótkim odstępie trafiłem na dokładnie ten sam schemat.
Firma chce zredukować zapas przy utrzymanym poziomie obsługi klienta.
Wszyscy w środku są zgodni: winna jest jakość prognoz. Na stole leży już nawet oferta
na nowy system prognostyczny, bo skoro prognoza jest zła, to trzeba kupić lepszą.
Problem w tym, że nikt tego nie policzył.
Hipoteza brzmi sensownie, więc nikt jej nie kwestionuje. A nadmiarowy zapas potrafi
brać się z lead time'u, z partii minimalnych, z niestabilnej realizacji planu produkcji,
z decyzji „dosypmy trochę, bo w zeszłym roku zabrakło” albo po prostu z losowości,
której żadna prognoza nie złapie.
Lekarstwo jest proste i nazywa się sampling: bierzesz konkretny indeks, cofasz się rok wstecz
i rozbierasz na czynniki pierwsze, skąd naprawdę wziął się zapas. Tylko jedno zastrzeżenie,
bo tu łatwo o skrót myślowy: trzy czy pięć indeksów to za mało,
żeby na tym oprzeć decyzję za pół miliona. To ma być nawyk, nie jednorazowy strzał.
Weź trzy do pięciu indeksów dziennie i miel to przez tydzień: masz 15-20 przeanalizowanych.
Po dwóch tygodniach 30-40. Nie macie na to głowy codziennie? To trzy do pięciu tygodniowo,
a po miesiącu i tak macie paczkę, z której coś widać. Chodzi o to, żeby dojść do kilkudziesięciu
indeksów, bo dopiero wtedy widać, co się powtarza,
a co było jednorazowym pechem.
I najważniejsze: przy każdym indeksie nie pytajcie tylko „co poszło nie tak”, ale
czy dało się to w ogóle lepiej zaprognozować. Czy w momencie
planowania istniała informacja, z której dało się wydedukować, że zapotrzebowanie będzie inne?
Jeśli tak, to prognoza faktycznie zawiodła i jest co poprawiać. Jeśli nie, to żaden model
matematyczny i żadna rozsądnie dostępna szklana kula tego nie złapałaby, a przyczyna leży
gdzie indziej.
|
Jak przez to przejść
- Ustal rytm i się go trzymaj: 3-5 indeksów dziennie przez tydzień albo 3-5 tygodniowo przez miesiąc. Cel to kilkadziesiąt indeksów, nie kilka.
- Dobieraj różnorodnie: szybkorotujące, wolnorotujące, sezonowe, problematyczne, nowości. Nie tylko te, które akurat bolą.
- Dla każdego zestaw rok danych: prognoza, sprzedaż rzeczywista, plan produkcji, wykonanie, stan zapasu, lead time, partia minimalna.
- Przy każdym nadmiarze i przy każdym braku zapisz przyczynę: prognoza, wykonanie planu, partia minimalna, lead time, decyzja ręczna, losowość.
- I dopisz odpowiedź na to jedno pytanie: czy dało się to przewidzieć? Tak, nie, nie wiem. To jest kolumna, która rozstrzyga.
- Po kilkudziesięciu indeksach policz, co wraca najczęściej. Dopiero to jest podstawa do decyzji, gdzie inwestujecie.
|
Wyjdzie jedno z dwojga. Albo hipoteza się obroni i będziecie wiedzieli, że praca nad prognozą
naprawdę ruszy zapas. Albo się posypie i okaże się, że przy Waszych przypadkach lepsza prognoza
albo by nic nie dała, albo była nie do uzyskania, bo zdarzenia były nie do przewidzenia.
Wtedy pieniądze i energia powinny iść w zupełnie inne miejsce. Stuprocentowej pewności to nie
da, ale różnica między „wydaje nam się” a „sprawdziliśmy na czterdziestu indeksach”
jest ogromna.
|
Chcecie przeprowadzić taką analizę u siebie?
Dajcie znać, odpisując na tego maila. Chętnie umówimy się na pół godziny i przejdę
z Wami przez to krok po kroku.
|
Sytuacja opisana ogólnie, bez danych i szczegółów, które pozwoliłyby rozpoznać firmę.
Ten schemat widziałem w tylu miejscach, że przestał być czyimkolwiek przypadkiem.
|