ERP vs EXCEL
Jak to się dzieje, że wiele firm inwestuje miliony w implementację i utrzymanie ERP a później używa go głównie do ściągnięcia danych do excela w celu ich obróbki. Albo w drugą stronę, poszukuje się rozwiązań jak ERP może zaciągać dane z excela?
Odpowiedzi są dwie:
Elastyczność ponad funkcjonalnością.
Błędy na etapie wdrożenia ERP.
Pozwól, że rozwinę.
Elastyczność. ERP to systemy które należy zaprojektować. Wdrażane najczęściej przez zewnętrznych konsultantów/firmy i wewnątrz firmy nie tworzy się kompetencji pozwalających na modyfikacje systemu. Oznacza to, że każda zmiana jest czasochłonna i kosztowna. Także w momencie, kiedy w organizacji powstaje potrzeba stworzenia czegoś nowego jak np. raportu, analizy, wizualizacji czy funkcjonalności, wtedy najczęściej sięga się do narzędzia, które jest pod ręką (czyli zazwyczaj excela). Bo “nie ma czasu na zmianę systemu” i/lub “nie ma pieniędzy na zmianę systemu”.
Błędy na etapie wdrożenia. Problem potęgują sytuacje, kiedy już na etapie wdrożenia nie przewidziano pewnych funkcjonalności, które są lub mógłby być potrzebne. Tworzy to więcej sytuacji, kiedy musimy sięgnąć po excel. Innym błędem jest niepełne przeszkolenie użytkowników czy nawet key userów. Systemy ERP zazwyczaj mają wiele wbudowanych funkcjonalności i transakcji, o które klient wdrożenia “nie zapytał”, więc nie zostały mu pokazane. W takich sytuacjach tworzone są excelowe bypassy podczas gdy rozwiązanie istnieje w systemie tylko nikt nie ma pojęcia o jego istnieniu.
Czy używanie excela jest złe? Absolutnie nie. Ale jeśli weźmiemy to w kontekst milionów (bardzo często) wydanych na system, który później wykorzystujemy tylko jako narzędzie to inputu danych i pobierania tabelek do excela to wydaje się to najlepszą inwestycją. Excel ma też zastosowanie przy wszystkich akcjach ad hoc. Które są jedno lub kilkurazowe i nie wymagają wprowadzania nowych funkcjonalności na stałe.
Czy zatem po wdrożeniu ERP mamy już przechlapane i zostaje nam używanie excela? Niekoniecznie. Jeśli odpowiednio podejdziemy do tematu to relatywnie małym nakładem zasobów można wiele poprawić. Kluczową kwestią jest ciągłe doskonalenie ERP np. wdrażanie rozwiązań w systemie funkcjonalności oraz ciągłe zgłębianie funkcjonalności systemu. Warto mieć na pokładzie freeka, który będzie miał dostępny czas, żeby grzebać w systemie i bezkresach internetu w poszukiwaniu rozwiązań, które mogą nam ułatwić pracę.
Ważne rady:
- Zainwestuj tyle energii we wdrożenie ERP ile się da. Wypracowanie dobrych rozwiązań od razu będzie to na pewno dużo mniej kosztowne niż naprawa błędów później (lub męczenie się z nimi). Nawet najlepszy konsultant ERP za Ciebie tego nie załatwi!
- Nie unikaj excela ale pamiętaj, żeby działać zgodnie z ideą “jak to później wsadzić w system?”. Jak usprawnić system, żeby działał dla Ciebie lepiej (i żebyś ty lepiej wykorzystywał zainwestowane w niego pieniądze)?
- Inwestuj w rozwój i ciągłe doskonalenia systemu. Daj przestrzeń ludziom do eksperymentowania.