Rola planowania produkcji w organizacji

Planowanie produkcji jest niezbędnym procesem w firmach produkcyjnych, to fakt. Jednak wciąż istnieje wiele firm w których dział planowania produkcji pełni funkcję czysto administracyjną i odtwórczą, zatrudniającą niezbyt wykwalifikowanych pracowników. Przecież każdy może zostać planistą, ważne tylko żeby, żeby potrafił logicznie myśleć i lubił tabelki. Ale czy na pewno?

Planowanie produkcji – wpływ na resztę organizacji w sytuacji zmiany

Tradycyjne firmy nie są w stanie funkcjonować bez planu. Musi istnieć plan finansowy, plan długoterminowych inwestycji, plan zatrudnienia, plan audytów, plan serwisu urządzeń i wiele innych. W sytuacji, kiedy firma po macoszemu traktuje dział i procesy planowania produkcji wszystkie te plany tworzone są albo na podstawie odgórnych zaleceń i priorytetów albo wręcz intuicyjnie (np. bo zawsze się tyle planowało).

W sytuacjach stabilnych, w których firma działa w tym samym rytmie od lat i od lat ma tą samą kadrę, która doskonale zna się na swojej pracy i jest w stanie przewidzieć co będzie potrzebne, może to działać na pewnym poziomie skuteczności. Sytuacja zmienia się diametralnie, kiedy następuje jakakolwiek istotna zmiana w zadanym ładzie: upadek klienta, bankructwo dostawcy, zmiana technologiczna wymagająca modyfikacji systemu produkcji. W takich przypadkach nieocenione okazuje się posiadanie solidnego procesu planowania produkcji. Procesu, który jest w stanie zintegrować działania firmy wokół jednego planu, potwierdzić, że plan ten jest wykonalny i zgodny ze strategicznymi wytycznymi zarządu.

Kilka przykładów pokazujących możliwe skutki braku integracji pozostałych obszarów firmy z planem produkcji:

BUDŻET – plan finansowy oderwany od planu produkcji, będzie najczęściej miał małą szansę powodzenia szczególnie jeśli będzie oparty na odgórnych założeniach w stosunku do poprzedniego okresu typu: zapasy mają zmaleć, sprzedaż ma wzrosnąć, koszty mają zmaleć. Nie zostanie on zrealizowany, jeśli w danym okresie mamy zaplanowaną zwiększoną produkcję wyrobów, które są mniej dochodowe i wymagają utrzymywania większych zapasów (zmiana w stosunku do poprzedniego okresu0.

PLAN SERWISU MASZYN – tutaj podobnie, jeśli serwis zostanie zaplanowany w okresie, kiedy dana maszyna jest najbardziej obciążona i krytyczna dla osiągnięcia wyników firmy (wysyłki na czas czy sprzedaż) będziemy skazani na porażkę – albo będziemy musieli zmienić plan serwisu albo zatrzymamy produkcję.

PLAN ZATRUDNIENIA – w sytuacji, kiedy mamy założenie, że jeśli produkcja rośnie nam o 10% to powinniśmy zwiększyć zatrudnienie o 10% może być bardzo szkodliwe. Częściowo zależy to do tego w jakiej jednostce mierzymy wzrost produkcji. Jeśli w sprzedaży lub sztukach a w rzeczywistości wzrost produkcji nastąpił na produktach bardzo kosztownych i wysoko wolumenowych, ale z drugiej strony wymagających małych nakładów pracy to może spowodować przerost zatrudnienia. Lub dużo groźniejszy efekt, jeśli rozważymy sytuację odwrotną. Podobne problemy możemy mieć w sytuacji, kiedy wzrost produkcji wyrażamy w roboczogodzinach. Tutaj też bardzo łatwo się pomylić, jeśli nie weźmiemy pod uwagę czynników, które możemy wziąć po uwagę a które spowodują wzrost lub spadek produktywności (takich jak zmiany technologiczne czy wdrożenie zupełnie nowych produktów).

Dobrze skonstruowany proces planowania będzie zapobiegał tego typu sytuacjom.

Jeśli chodzi o konstrukcję procesu to zintegrowany system planowania produkcji powinien zawierać takie elementy jak:

• S&OP (Sales and Operations Planning) – zintegrowany proces umożliwiający na określenie i realizację celów przedsiębiorstwa
• Demand Planning – planowanie popytu które odpowie nam na pytanie, ile produktów powinniśmy być w stanie sprzedać na rynku
• Capacity Planning – planowanie zdolności produkcyjnych które zapewnia nam wiarygodne informacje, kiedy i jakiej siły roboczej będziemy potrzebowali do zrealizowania
• Production Scheduling – szczegółowe harmonogramowanie produkcji, czyli określenie: gdzie, kiedy, w jakiej ilości i jakie wyroby będą produkowane
• Production Control – kontrola realizacji planu
• Material Planning – planowanie materiałowe i synchronizowanie łańcucha dostaw z rytmem planu produkcyjnego

Zapewnienie pokrycia w naszych procesach powyższych elementów pozwoli na zwiększenie pewności, że proces planowania produkcji będzie kluczowym czynnikiem sukcesu dla wyników firmy.

Szanuj planistę swego

Innym istotnym elementem jest jakość specjalistów, których zatrudniamy na stanowiskach związanych z planowaniem produkcji. Za jeden z najważniejszych czynników w ocenie pracowników uważam wykształcenie w kierunku zarządzania supply chain i procesami produkcyjnymi. W swojej karierze wielokrotnie spotkałem się z osobami, które mimo swojej nieprzeciętnej inteligencji, doświadczenia i pracowitości miały spore problemy w działaniu w obszarze planowania, ponieważ nie miały kompleksowej wiedzy na temat systemowej zależności procesów supply chain, w których się poruszają. Dlatego szukajmy osób z dobrym wykształceniem popartym dyplomami lub certyfikatami ze szkoleń a także inwestujmy w kształcenie posiadanej kadry.

Osoby bez wykształcenia kierunkowego a czasami nawet bez doświadczenia w planowaniu produkcji mogą wyrządzić nieświadomie bardzo wiele szkód, poprzez podejmowanie decyzji w oparciu o tylko część niezbędnych do ich podjęcia informacji. Dzieje się tak w sytuacjach, kiedy osoby te nie mają odpowiedniej wiedzy i nie są w stanie holistycznie rozumieć powiązanych ze sobą procesów

System i ludzie

W planowaniu produkcji, podobnie jak we wszystkich innych dziedzinach, dwie rzeczy muszą iść ze sobą w parze: właściwy i odpowiednio umocowany w organizacji system (procesy) i wykwalifikowany personel. Bez tych elementów firmy mogą funkcjonować, ale w przypadku zmian, które w większości branż są codziennością, będą skazane na ciągłe problemy i niepotrzebne koszty wynikające ze złego planowania i złych decyzji podejmowanych na różnych szczeblach organizacji.

To mój pierwszy artykuł na tym blogu. Zachęcam serdecznie do śledzenia kolejnych wpisów. Zapraszam również do kontaktu i dzielenia się pytaniami, komentarzami i pomysłami na tematy które mógłbym tutaj poruszyć.