Jakie zasoby należy przeglądać w trakcie procesu S&OP? Odpowiedź jest prosta: kluczowe. Ale w jaki sposób je zidentyfikować?
Tu zaczynają się schody, ponieważ zależy to zazwyczaj od punktu widzenia. Jedni powiedzą, że istotne są przepustowości maszyn, drudzy, że liczba pracowników, inni, że dostępność konkretnych ludzi z określonymi kompetencjami, a jeszcze inni, że, na przykład, dostępność taboru transportowego.
Nie dość, że zależy to od perspektywy danej osoby i tego, jaką funkcję pełni w przedsiębiorstwie (bo wiadomo, że ludzie z logistyki będą bardziej skłonni myśleć o aspektach logistycznych, a dział zakupów o dostępności dostaw), to jeszcze mocno zależy od firmy i jej modelu biznesowego. Tak, modelu biznesowego, a niekoniecznie branży czy rodzaju działalności. Nawet w ramach tej samej branży firmy mogą działać w zupełnie innych modelach biznesowych i zupełnie odmiennych warunkach otoczenia, co oznacza, że ich kluczowe zasoby będą po prostu różne.
To powinno nas sprowadzać do smutnego wniosku, że nie da się znaleźć uniwersalnego sposobu na wyznaczenie tych kluczowych zasobów i każdy musi radzić sobie sam. Jednak jest nadzieja – wystarczy zadać sobie kilka podstawowych pytań, aby takie zasoby zidentyfikować w dowolnej branży i modelu biznesowym.
Zacznijmy od wyjaśnienia, co rozumiemy pod terminem „zasoby”. Są to wszystkie składniki trwałe, ruchome, żywe, osobowe, kapitałowe, licencje, własności intelektualne czy kompetencje ludzi. W skrócie: wszystko, co potrzebne do prowadzenia biznesu. Część z tych zasobów jest dla nas jak powietrze – nie zauważamy ich, dopóki są i działają (np. IT), a inne dostrzegamy i często bardzo dotkliwie odczuwamy ich brak lub nadmiar (np. zapasy w magazynie). Więc naszym kluczowym zasobem może być wszystko od oprogramowania, przez przestrzeń magazynową, liczbę księgowych, aż po dostępność linii produkcyjnej czy surowca.
Ale przejdźmy do pytań:
Pytanie 0: Czy bez tego zasobu firma jest w stanie skutecznie funkcjonować?
To pytanie podstawowe, które wyeliminuje z listy kilku potencjalnych „fałszywych przyjaciół”, którzy mogą trafić na nią przy kolejnym pytaniu, ale tak naprawdę nie będą kluczowym zasobem (przynajmniej z punktu widzenia funkcjonowania całej firmy). Przykładem mogą być tereny rekreacyjne przy zakładzie. Poszerzenie ich wymaga decyzji z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem (więc trafią pod pytanie nr 2), ale nie są to zasoby krytyczne, niezbędne do realizacji misji firmy.
Pytanie 1: Które zasoby są najbardziej kosztochłonne?
Zasób generujący wysokie koszty wymaga szczególnej uwagi i optymalizacji.. Optymalności w rozumieniu utrzymywania go na poziomie, w którym nie będzie go brakować, ale z drugiej strony nie będzie go też w nadmiarze. Takimi zasobami najczęściej są ludzie, reprezentowani przez tzw. poziom zatrudnienia (ang. headcount). Innym zasobem jest szeroko rozumiany park maszynowy. Firmy starają się unikać sytuacji, w których maszyny, kosztujące często miliony euro, stoją bezczynnie. Niestety, nie jest to rzadki widok. Rzeczywiste obciążenie maszyn na poziomie 30% nie jest niczym niezwykłym.
Pytanie 2: Które zasoby potrzebują najwięcej czasu, żeby je zwiększyć lub zmniejszyć?
Wracając do przykładu poziomu zatrudnienia: istnieją przedsiębiorstwa, w których zwiększenie lub zmniejszenie zatrudnienia z godziny na godzinę nie stanowi problemu. Wyszkolenie nowego pracownika trwa kilkanaście minut, firma korzysta z agencji pracy i działa w regionie, gdzie dostępność ludzi chętnych do podjęcia zatrudnienia jest (przynajmniej z perspektywy firmy) nieograniczona.
W niektórych jednak biznesach wyszkolenie pracownika trwa wiele miesięcy lub nawet lat. Pozyskanie wykwalifikowanego pracownika na rynku graniczy z cudem, nawet uwzględniając opcje pozyskiwania talentów z dowolnego miejsca na świecie.
Zwiększenie zatrudnienia z tej perspektywy może być kluczowym zasobem, który trzeba uważnie monitorować.
Innymi przykładami są: maszyny, budynki, hale magazynowe, instalacje technologiczne i inne elementy inwestycyjne, których realizacja trwa najczęściej miesiącami lub dłużej. Decyzje dotyczące tych zasobów trzeba podejmować odpowiednio wcześnie.
Pytanie 3: Które zasoby są naszymi wąskimi gardłami?
Wąskie gardło to taki zasób, który w łańcuchu dostaw lub procesie stanowi element, który przy zwiększającym się wolumenie jako pierwszy zostanie przeciążony.
Najczęściej firmy poszukują tego typu wąskich gardeł w parku maszynowym lub generalnie w obszarze produkcyjnym. Ale często takim miejscem może się okazać obszar wysyłek, magazyn przyjęć czy, choćby dział obsługi klienta (pod kątem możliwości procesowania zamówień). Cokolwiek by to nie było, warto to zidentyfikować jako kluczowy zasób.
Pytanie 4: Które zasoby są najbardziej problematyczne?
Dana linia produkcyjna może nie być teoretycznie wąskim gardłem, ale może ulegać częstym niespodziewanym awariom. Nasza agencja pracy może dostarczać odpowiednią liczbę pracowników, ale duża część z nich „do niczego się nie nadaje”. Możemy dysponować odpowiednią flotą transportową, ale już wiekową, i często kilka samochodów stoi w warsztacie. Albo możemy mieć dostawcę, który lubi nas od czasu do czasu zaskoczyć, informując, że dzisiaj dostawy nie będzie.
Problemów może być sporo. Każda firma ma swoje otoczenie biznesowe, swoją specyfikę i swoje historie. Warto wziąć pod uwagę te zasoby, z którymi mamy problemy.
Czy jeśli jakiś zasób znajdzie się na którejkolwiek z list powstałych po zadaniu powyższych pytań, oznacza to, że automatycznie powinien trafić na agendę spotkań S&OP? Niekoniecznie. Moja rekomendacja jest zawsze taka, aby takie zestawienie jeszcze ocenione okiem eksperta: co faktycznie warto włączyć w agendę, analizować co miesiąc, inicjować działania i śledzić ich postępy.
Taka lista pomaga uporządkować to, co należałoby identyfikować jako kluczowy zasób, który powinien być objęty specjalną troską. Czasami odbywa się to przez włączenie go w proces S&OP, czasami w innej formie.
Podsumowanie:
Kluczowe zasoby w procesie S&OP to te, które bezpośrednio wpływają na funkcjonowanie firmy, generują wysokie koszty, wymagają dużo czasu na ich zwiększenie lub zmniejszenie, stanowią wąskie gardła w procesach lub są źródłem problemów. Poprzez zadanie sobie kilku podstawowych pytań, można skutecznie zidentyfikować te zasoby, niezależnie od branży czy modelu biznesowego.