Czy w planowaniu produkcji najważniejsza jest kontrola?

Zarówno w planowaniu jak i ogólnie w zarządzaniu procesami czy zarządzaniu w ogóle, bardzo istotnym elementem jest kontrola (w końcu to jedna z 5 podstawowych funkcji zarządzania).

Kontrola realizacji planu produkcji, kontrola parametrów MRP, kontrola wyników produktywności, kontrola realizacji zadań… Bez tego nie można wyobrazić sobie skutecznie działającej organizacji. Kontrola i narzędzia, dzięki którym możemy weryfikować wyniki z oczekiwaniami dają nam możliwość priorytetyzowania zadań. Gdzie powinniśmy skupić nasze zasoby? Gdzie zaplanować nadgodziny? Gdzie przeprowadzić usprawnienia? Gdzie zainwestować? Gdzie przeprowadzić restrukturyzację? Bez narzędzi i systemu kontroli te pytania pozostawałyby bez jasnej odpowiedzi i zmuszeni bylibyśmy do błądzenia po omacku i podejmowaniu decyzji w oparciu o intuicję lub ślepy traf. I owszem podejmowanie szybkich decyzji w oparciu i intuicję, czyli tzw. best educated guess ma bardzo często taką samą lub nawet lepszą skuteczność niż decyzje podjęte po tygodniach narad i analiz. Ale kiedy podejmujemy decyzje w oparciu o fakty i liczby czujemy się dużo pewniej. Zgodnie z powiedzeniem, że managerowie używają KPI jak pijani lamp ulicznych. Szukają oparcia a nie oświecenia. Czy zatem powinniśmy może zrezygnować ze wskaźników, skoro mogą dawać one podobną skuteczność jak intuicja doświadczonych ekspertów? W niektórych obszarach i dla niektórych KPI na pewno tak. Bo czemu powinny służyć KPI? Po pierwsze powinny wspierać proces decyzyjny. Po drugie powinny wspierać proces nauki, czyli być podstawą do działań usprawniających. Jeśli nie spełniają ani jednej, ani drugiej funkcji to prawdopodobnie są zbędne i tylko przepalamy niepotrzebnie nasze cenne zasoby, żeby je utrzymać.

I tu chciałbym przeskoczyć do tego “po drugie”, ponieważ w wielu firmach podstawową funkcją do jakiej wykorzystuje się struktury planowania produkcji to właśnie kontrola a bardzo mocno ogranicza się (lub nawet całkowicie pomija) kwestię nauki. Poprzez naukę rozumiem tutaj kwestie związane z wyciągniemy wniosków, korygowaniem własnych działań, usprawnianiem procesów, czyli ogólnie rzecz ujmując szeroko rozumiany continuous improvement. Continuous improvement jest bardzo często utożsamiany z ideą prowadzenia warsztatów usprawnieniowych czy innych podobnych inicjatyw najczęściej narzucanych odgórnie. Pomijana jest istotnośc usprawnień dokonywanych przez indywidualnych pracowników lub zespoły, ale bez szyldu „lean”, „kaizen event” czy tym podobnych. A brak skoncentrowania na tym obszarze i wspieranie kultury tylko w oparciu o zasady KPI=akcja/eskalacja a continuous improvement=warsztaty z ciasteczkami, może prowadzić do poważnych patologii. Patologie takie objawiają się poprzez zmniejszenie zaangażowania pracowników w usprawnianie ich codziennej pracy, brak motywacji do rozwijania kompetencji a w rezultacie pogorszenie wyników. Wspieranie procesu uczenia się pracowników (a przez to całej organizacji) powinien być fundamentem strategii liderskich. Mimo, ze nie daje natychmiastowych wyników to w dłużej perspektywie buduje kulturę organizacji uczącej się, która zapewni elastyczność i wyniki. A w sumie o to chodzi.

Czy w planowaniu produkcji najważniejsza jest kontrola? Nie przytoczę źródła (bo nie zapisałem) ale niedawno spotkałem się z takim stwierdzeniem, że lepsze jest „zarabianie pieniędzy nie wiedząc, jak to robimy zamiast tracić pieniądze wiedząc doskonale jak je tracimy”. Kontrola jest ważna ale ważniejsze jest tworzenie organizacji (a organizacja to ludzie), która jest w stanie odnosić sukcesy w każdych warunkach a ewentualne porażki przekuwać na szansę do nauki.