Jak często mierzyć KPI?
„Jeśli mierzysz swoje KPI raz w tygodniu to znaczy, że chcesz podejmować działania raz w tygodniu. Równie dobrze możesz przychodzić do pracy raz w tygodniu.”
Z jaką częstotliwością powinno się mierzyć KPI? Codziennie, raz w tygodniu raz na kwartał?
Zacznijmy od tego jaką funkcję powinny pełnić KPI. Kiedyś zapisałem taki cytat, że managerowie używają KPI jak pijani lamp ulicznych, szukają oparcia a nie oświecenia. I jest to bardzo celny komentarz jak sytuacja wygląda w wielu organizacjach.
Jednak KPI powinniśmy traktować bardziej tak jak sprawdzamy nasze funkcje życiowe czy parametry naszego organizmu. I oczywiście będziemy mieć do czynienia z osobami, które jak ognia unikają lekarzy i w przypadku grypy mierzą temperaturę a regularne pomiary swojego ciała dokonują dopiero po podłączeniu aparatury w szpitalu lub karetce w przypadku drastycznego pogorszenia stanu zdrowia. Idąc dalej mamy osoby które regularnie poddają się okresowym badaniom medycznym, żeby jak najwcześniej wychwycić symptomy ewentualnej choroby, która mogłaby zrujnować nam zdrowie i życie. Idąc jeszcze dalej mamy osoby, które dbają o swoje zdrowie w jeszcze większym stopniu i na bieżąco monitorują ciśnienie, tętno, jakość snu (np. Przy pomocy taki gadżetów jak smartbandy czy oura ring) i bardzo często badają inne wskaźniki zdrowotne.
KPI tak samo jak wskaźniki naszego zdrowia podpowiadają nam czy podjęliśmy właściwe decyzje, które objawiają się we właściwych wynikach. Mają nam podpowiadać, kiedy, co i gdzie powinniśmy skorygować, żeby osiągnąć lepszy wynik.
Pytanie, które powinniśmy sobie zadać jaką organizacją chcemy być? Czy taką która weryfikuje swoje KPI tylko w przypadki wystąpienia problemów (“klienci narzekają na dostawy… to jakie my mamy OTD?”, czy taką która robi to regularnie, ale stosunkowo rzadko (“ostatni miesiąc nie wyszedł nam dobrze, musimy poprawić się w kolejnym”) a może taką która mierzy parametry swoich procesów codziennie (daily KPI) lub na żywo (andon)?
Ogromną przewagą codziennego mierzenia parametrów jest możliwość podejmowania natychmiastowych działań. Zarówno w przypadku własnego zdrowia jak i procesów w firmie.
Wracając do analogii zdrowotnej porównajmy te dwa stwierdzenia:
“Te kwartalne wyniki wyszły mi tragicznie. Mogłem nie obżerać się fastfoodami przez ostatnie miesiące. Pewnie dlatego tak paskudnie się czuję.”
“Wczoraj zjadłem cały zestaw fastfood i od razu wyniki mi poszły w dół. Dzisiaj zjem sałatkę i pójdę pobiegać.”
Tak samo w przypadku procesów:
“Kwartał zamknęliśmy tragicznie. Jakbyśmy bardziej pilnowali jakości dostaw to moglibyśmy uniknąć problemów”.
“Hmm… jakość dostaw spadła od wczoraj. Lepiej sprawdźmy co się dzieje i co możemy zrobić, żeby jutro było lepiej”.
Dzięki codziennemu sprawdzaniu KPI dużo łatwiej i dużo skuteczniej będziemy w stanie uniknąć jutrzejszych problemów.
Są oczywiście wskaźniki, których nie ma sensu mierzyć codziennie (czy to ze względu na ich specyfikę, czy specyfikę samego biznesu). Ale tak jak my i rzesza innych ludzi przychodzi codziennie do pracy i wykonuje działania, które mają nam pomagać w dążeniu do naszych celów tak samo codziennie zdarzają się rzeczy dobre i zdarzają się sytuacje, które nie idą w dobrym kierunku. I właśnie te drugie musimy być w stanie wychwycić jak najszybciej, żeby je skorygować i skierować nasze działania z powrotem na właściwy tor (nie należy też zapominać o tych dobrych – skoro wyniki nam się poprawiły to co zrobiliśmy, żeby tak się stało i jak możemy to powtórzyć dzisiaj?).
Na koniec dodam bardzo ważną rzecz – unikajmy jak ognia tzw. bullshit KPI. KPI które nic nie wnoszą, które nie ukierunkowują nas na właściwe działania, które wręcz zmylają nas w kontekście tego, gdzie leży problem. Mogą one być dużo bardziej szkodliwe niż brak KPI. Twórzmy KPI mądrze. Zawsze zastanówmy się (i to nie raz i nie dwa) co ma nam dać dany KPI i co będziemy w stanie z niego odczytać, jeśli zacznie rosnąć a co, jeśli zacznie spadać.
I pamiętajmy też o tym, żeby nie ograniczać się tylko to KPI. Visual management, listy kontrolne czy regularny feedback mogą być dużo lepszymi narzędziami kontrolnymi w wielu sytuacjach.