KPI w zarządzaniu zapasami (moje TOP 5)

W zarządzaniu procesowym niezwykle ważne jest monitorowanie procesów i wyników jakie one dają. W poniższym artykule opisze kilka podstawowych wskaźników wynikowych które należy mierzyć w przypadku zarządzania zapasami. Są one pomocne przy określaniu czy mamy problem z zapasami, jakie są trendy i efekty działań korygujących i usprawniających które wdrażamy a także ocenić potencjalne ryzyko dla wyników firmy w innych obszarach.

Wskaźnik 1 – poziom zapasów.

Najbardziej podstawowy z podstawowych, czyli wskaźnik opisujący, ile zapasu posiadamy. Najczęściej jest on wyrażany w wartości zapasów co pozwala na określenie, ile gotówki mamy zamrożonej w zapasach i ocenienie, ile potencjalnie możemy „zarobić” podejmując działania mające na celu redukcję zapasów.

Aby uzyskać lepsze rozeznanie, gdzie należy podjąć ewentualne działania warto wartość zapasów przedstawiać w kategoriach takich jak: surowce i materiały zakupowe, półprodukty, wyroby gotowe, wartość produkcji w toku. Wiedząc w którym segmencie posiadamy największą wartość zapasów, będziemy w stanie lepiej określić, gdzie powinniśmy skupić nasze działania, aby uzyskać najlepsze dla firmy wyniki.

Wskaźnik 2 – ITO (inventory turnover – wskaźnik obrotu zapasami).

Sama wartość zapasów może być myląca, jeśli nie sprawdzimy obrotu zapasami. Wskaźnik ten mówi o tym jak często obracamy zapasami w okresie im ten wskaźnik jest wyższy tym lepiej, ponieważ oznacza to, że im szybciej/częściej obracamy zapasami tym częściej obracamy też naszym kapitałem a co za tym idzie generujemy zyski z zainwestowanych w zapasy pieniędzy.

Wzór:

ITO = suma kosztów sprzedaży sprzedanych towarów w okresie / średni poziom zapasów w okresie

ITO jest tym wyższe im więcej towarów wartościowo sprzedajemy lub im mniej mamy zapasu w firmie.

Po sprawdzeniu ITO może okazać się, że mimo, że posiadamy bardzo duże wartościowo zapasy to obracamy nimi 52 razy roku (czyli w przeliczeniu pieniądze zainwestowane w zapasy odzyskujemy średnio po tygodniu). Oczywiście w zależności od branży może być to wynik rewelacyjny albo tragiczny.

Wskaźnik 3 – DOH – days on hand (liczba dni na które wystarczają nam zapasy)

Jest to wskaźnik w swojej interpretacji bardzo podobny do ITO z tą jednak przewagą, że bardziej obrazowo przedstawia sytuację i bardzo dobrze nadaje się też do przedstawienie sytuacji na poziomie poszczególnych indeksów materiałowych.

Jeśli chodzi o metody wyliczania to podstawową (finansową) jest wzór:

DOH = (średni poziom zapasów w okresie / suma kosztów sprzedaży sprzedanych towarów w okresie) * ilość dni w okresie

Chociaż na poziomie indeksów można posiłkować się bardziej precyzyjnymi danymi z systemu ERP i dokładnie określić na podstawie planowanego zapotrzebowania na ile starczy nam zapas, który w danym momencie posiadamy. Jest to bardzo przydatny wskaźnik przy działaniach prewencyjnych, przykładowo: jeśli posiadamy zapas materiału X na 3 kolejne miesiące a równocześnie mamy złożone zamówienia do dostawców z terminami dostawy w ciągu tych trzech miesięcy, to na pewno warto przyjrzeć się sytuacji.

Wskaźnik 4 – Inventory accuracy (dokładność zapasów)

Jest to wskaźnik, który, możemy wyznaczyć na podstawie wyników inwentaryzacji (czy to cyklicznej czy ciągłej) i określa on na ile możemy być pewni tego co system ERP mówi nam o zapasach.

Wzór:

IA = [1- (suma wartości bezwzględnej korekt inwetaryzacyjnych / wartość zapasów zinwentaryzowanych)] %

Jeżeli wskaźnik ten jest bliski 100% to nie mamy się o co martwić. Jeśli jednak znacząco odbiega od 100% to wskazuje to na poważne problemy z gospodarką materiałową i może powodować takie problemy jak:

– braki materiałów do produkcji, mimo że system ERP pokazuje ich dostępność (i dlatego nikt ich nie zamawia)

– zamawianie kolejnych partii surowców w sytuacji, kiedy mamy je na magazynie (ponosimy dodatkowe koszty tylko dlatego, że system pokazuje błędne dane).

Przyczyn niskiego inventory accuracy można szukać najczęściej w niewłaściwym rejestrowaniu transakcji w systemie ERP, ale możemy mieć też tak skrajne sytuacje jak kradzieże mienia.

Wskaźnik 5 – Obsolete inventory (zapasy nierotujące)

Są to zapasy, które utrzymujemy na stanie magazynowym, ale na które nie ma żadnego zapotrzebowania w systemie ERP. Są to materiały, którymi niezwłocznie trzeba się zająć i zidentyfikować przyczynę braku tego zapotrzebowania. Bardzo często obsolete inventory powstaje w wyniki wprowadzania zmian technologicznych, są to po prostu materiały które nie będą już używane w produkcji czy sprzedaży dlatego należy podjąć jak najszybsze działania, bo albo będzie je można jeszcze użyć na produkcji albo znaleźć na nie jakiś rynek zbytu.

Poziom obsolete inventory jest o tyle ważny, że jego wartość stanowi bezpośrednie ryzyko dla wyników firmy, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że zapas ten trzeba będzie po prostu zezłomować.

To tylko kilka najprostszych przykładów, ale bardzo ważnych i niezbędnych do śledzenia w firmie. W kolejnych artykułach będę opisywał inne wskaźniki wynikowe a także wskaźniki procesowe, które pomogą nam zidentyfikować problemy które przyczyniają się do wzrostu poziomu zapasów.

Zachęcam do komentowania i subskrybowania mojego bloga. Będę wdzięczny za wszelkie uwagi i pochwały oraz sugestie o czym powinienem napisać w kolejnych publikacjach.